Anlagen zum Dienstleistungsvertrag

Anlagen
zum Dienstleistungs-vertrag

Allgemeine Geschäftsbedingungen der KPS Software GmbH

Version: 21.11.2025

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1. KPS Software GmbH, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen, nachfolgend„KPS-S“ hat die Pflegesoftware bärcare (nachfolgend „Software“) entwickelt. Diese besteht aus zwei Apps, die als mobile und digitale Gesamtlösung Pflege- und Betreuungdienste, nachfolgend Kunde, dabei unterstützen, Vorgänge und Abläufe in der Pflege zu organisieren. Mit der Pflege-App BärTeam erhält die Pflegekraft Zugriff auf alle anstehenden Aufgaben und aktuellen Informationen und kann Besuche dokumentieren. Die BärControl-App unterstützt Pflege- und Betreuungsdienstleitungen bei der Planung, Verwaltung und Abrechnung der Pflege- und Betreuungsleistungen.

1.2. Für sämtliche Leistungen von KPS-S sowie für alle Ergänzungen und Änderungen einer beauftragten Leistung gelten ausschließlich die nachfolgenden Bedingungen (nachfolgend: „AGB“), soweit KPS-S mit dem Kunden keine abweichenden Regelungen in einer zusätzlichen Vereinbarung oder in einem von KPS-S bestätigten Bestellformular getroffen hat. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden selbst bei Kenntnis durch KPS-S nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Soweit der Kunde unter Hinweis auf seine eigenen Geschäftsbedingungen der Geltung dieser Bedingungen widerspricht, wird der Geltung seiner Bedingungen hiermit ausdrücklich widersprochen.

1.3. Die vorliegenden AGB regeln die grundlegenden und leistungsübergreifenden Aspekte der Zusammenarbeit bei der Erbringung der Leistungen für den Kunden durch KPS-S.

1.4. Angebote von KPS-S an den Kunden sind bis zum Vertragsschluss stets freibleibend und unverbindlich. Vorbehaltlich einer gesonderten Vereinbarung kommen Verträge nicht mit der Beauftragung durch den Kunden, sondern erst mit Zugang der Auftragsbestätigung durch KPS-S beim Kunden oder mit der Bereitstellung der Leistungen durch KPS-S zustande.

1.5. KPS-S behält sich vor, Bestimmungen dieser AGB zu ändern und/oder zu ergänzen. KPS-S wird etwaige Änderungen und/oder Ergänzungen nur aus triftigen Gründen durchführen, insbesondere aufgrund neuer technischer Entwicklungen, Gesetzesänderungen oder Änderungen in der Rechtsprechung. Für den Fall, dass die entsprechende Änderung und/oder Ergänzung der AGB während eines laufenden Vertragsverhältnisses vorgenommen wird, wird KPS-S den Kunden mind. sechs (6) Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden schriftlich oder per E-Mail oder in anderer elektronisch zulässiger Form auf die geänderten AGB hinweisen. Die von KPS-S angebotenen Änderungen werden wirksam, wenn der Kunde diese annimmt. Das Schweigen des Kunden gilt als Annahme des Änderungsangebots. Der Kunde kann den von der Änderung betroffenen Vertrag zu dem vorgeschlagenen Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderungen fristlos und kostenfrei kündigen. KPS-S wird den Kunden im Änderungsangebot auf die Folgen seines Schweigens und auf sein Kündigungsrecht hinweisen. Diese Regelung umfasst keine Änderungen, welche die Preise betreffen.

1.6. Darstellungen in Produkt- und Projektbeschreibungen sind keine Garantien. Die Einräumung einer Garantie bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Bestätigung von KPS-S.

2. Leistungen von KPS-S

Gegenstand der Leistungen von KPS-S sind die im Folgenden und im Dienstleistungsvertrag vereinbarten Leistungen.

2.1. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der Software

KPS-S wird die Betriebsbereitschaft der Software entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen herbeiführen und hierfür insbesondere die einzelnen von ihm geschuldeten Systemkomponenten installieren und integrieren. Dies erfolgt jeweils nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung.

2.1.2. KPS-S stellt die Betriebsbereitschaft der Hardware einschließlich der Betriebssystemsoftware und der Software her und richtet die Benutzer nach dem Rechteregime des Kunden, soweit die Informationen seitens des Kunden bei der Bereitstellung vorliegen, individuell ein. KPS-S ist bei der Betriebsbereitschaft der ausgelieferten Hardware auf den Hersteller Apple Inc. sowie externe Logistik-Dienstleister angewiesen.

2.1.3. Eine Anpassung von Systemkomponenten an besondere Anforderungen des Kunden (z. B. Konfiguration von Systemkomponenten zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft – „Customizing“) ist nur geschuldet, wenn dies gesondert vereinbart ist.

2.1.4. Nach erfolgreichem Abschluss der Arbeiten demonstriert KPS-S zum vereinbarten Termin die Betriebsbereitschaft des Systems gemäß Ziffer 9.

2.2. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen

2.2.1. Die Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen erfolgen, sofern solche Leistungen gegen gesonderte Vergütung individuell vereinbart werden, nach Maßgabe einer vereinbarten besonderen Leistungsbeschreibung. Dort sollen die zu übernehmenden Altdaten nach Art, Inhalt, Menge, Struktur, Organisation und Umfang so detailliert wie möglich beschrieben werden. Darüber hinaus sollen der Zeitrahmen der Migrationsleistungen, die Organisation des Migrationsprozesses (z. B. initiale Datenbereinigung, Probemigrationen, Tests), die an der Migration Beteiligten und der Stichtag zur Altdatenübernahme festgelegt werden.

2.2.2. Der Kunde stellt KPS-S rechtzeitig einen Musterdatensatz zur Verfügung. Der Kunde trägt daneben dafür Sorge, dass die Daten in einer für die Migration geeigneten Qualität zur Verfügung stehen.

2.3. Betrieb der Software

2.3.1. KPS-S stellt seinen Kunden die Software zur Nutzung über das Internet im Wege eines „Software as a Service“ (SaaS) und als mobile Anwendung für mobile Geräte zur Verfügung.

2.3.2. KPS-S gewährt dem Kunden die Nutzung der jeweils aktuellsten Version der Software für berechtige Nutzer über das Internet mittels Zugriff durch an den Kunden nach Maßgabe von Ziffer 2.4 und Ziffer 7 überlassene Hardware.

2.3.3. KPS-S gewährleistet die Funktionsfähigkeit und Verfügbarkeit der Software während der Dauer des Vertragsverhältnisses und wird diese in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Der Funktionsumfang der Software sowie die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für dessen Nutzung (z. B. die erforderliche Bandbreite der Datenfernverbindung) die Einsatzbedingungen ergeben sich aus der Beschreibung der Software.

2.3.4. KPS-S stellt seinen Kunden Speicherplatz zur Verfügung und übernimmt die Sicherung der übertragenen Daten.

2.3.5. Die Übergabe der vertraglichen Leistungen von KPS-S findet am Routerausgang des von KPS-S genutzten Rechenzentrums statt. Die Anbindung des Kunden an das Internet und die Aufrechterhaltung der Netzverbindung ist nicht Gegenstand der vertraglichen Leistung von KPS-S.

2.4. Bereitstellung von Hardware (Tablets und Smartphones)

2.4.1. KPS-S überlässt dem Kunden den Originalherstellerangaben entsprechende Hardware einschließlich Betriebssystemsoftware (im Folgenden: „Hardware“) bis zur Beendigung des Dienstleistungsvertrages, die in einer gesonderten Anlage beschrieben wird.

2.4.2. Auf der überlassenen Hardware wird die Software vorinstalliert.

2.4.3. Die Lieferung der Hardware erfolgt auf Gefahr und Kosten von KPS-S an den Standort des Kunden.

2.5. Abrechnung

2.5.1. KPS-S übernimmt für den Kunden als Dienstleistung die Abrechnung und das Forderungsmanagement gegenüber den gesetzlichen und/oder privaten Kostenträgern. Der Kunde ist verpflichtet, die mit der Software erzeugten Leistungsnachweise und Rechnungsdaten zu prüfen und zu validieren, damit ordnungsgemäße Rechnungen erstellt werden können.

2.5.2. Im Rahmen des Abrechnungsmanagements wird KPS-S Rechnungen erst ab einer Betragsuntergrenze von 5,00 EUR erstellen. Im Rahmen des Forderungsmanagements wird KPS-S bei der Abrechnung von Forderungen unter 10,00 EUR kein Mahnverfahren durchführen.

2.5.3. Einzelheiten der Leistungserbringung im Rahmen der Abrechnung sowie deren Vergütung sind abschließend im Dienstleistungsvertrag vereinbart.

2.6. Factoring

Die unter Ziffer 2.6.1 und 2.6.2 aufgeführten Regelungen finden nur Anwendung, sofern die Dienstleistung des Factoring vertraglich festgelegt wurde.

2.6.1. Der Kunde verpflichtet sich, der KPS Factoring GmbH, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen, nachfolgend „KPS-F“ alle nach Abschluss des Dienstleistungsvertrages entstehenden Forderungen aus Leistungen in Zusammenhang mit seiner pflegerischen und/oder betreuerischen Tätigkeit gegenüber gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern fortlaufend zum Kauf anzudienen, soweit die betreffenden Leistungen mit der Software abgerechnet wurden und die KPS-S in diesem Zusammenhang eine Rechnung erstellt hat. Als sonstige Kostenträger werden u. a. sämtliche mit Sozialhilfe betraute Einrichtungen (bspw. Sozialhilfeträger, Sozialämter, Ämter für soziale Sicherung, Ämter für soziale Leistungen, Ämter für Soziales, Ämter für Jugend und Familie) von Kommunen und Landkreisen i. S. d. § 28 Abs. 2 SGB 1 definiert.

2.6.2. Die weiteren Bestimmungen zum Forderungskauf, dessen weitere Abwicklung und die Gebühren werden im Dienstleistungsvertrag zwischen dem Kunden, der KPS-S und der KPS-F sowie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der KPS Factoring GmbH geregelt.

2.7. Schulungen zu der Software

2.7.1. Sind Schulungen zu der Software vereinbart, führt KPS-S diese in eigener Verantwortung durch. Ist nichts anderes vereinbart, sind alle Schulungen in deutscher Sprache durchzuführen. Schulungen können digital, durch die Zurverfügungsstellung von Videos oder beim Kunden stattfinden.

2.7.2. Schulungsleistungen von KPS-S, die der Art und dem Umfang nach über eine kurze Einweisung in die Software hinausgehen, werden nach Aufwand vergütet. Es gelten die vereinbarten Tages- und Stundensätze. KPS-S hat darüber hinaus Anspruch auf Erstattung der für die Erbringung der Schulungsleistungen erforderlichen und nachgewiesenen Auslagen einschließlich der Reisekosten.

3. Sonstige Leistungen von KPS-S

3.1. KPS-S erbringt jeweils nach Vereinbarung im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten gegen gesondertes Entgelt zusätzliche Leistungen.

3.2. Solche Leistungen können insbesondere vom Kunden in Auftrag gegebene Weiterentwicklungen der Software (Entwicklung und Programmierung von zusätzlichen Funktionalitäten der Software) umfassen.

4. Nutzungsrechte des Kunden an der Software

4.1. KPS-S räumt dem Kunden für die Laufzeit seines Vertrages das einfache, entgeltliche, nicht ausschließliche, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software auf dem System im Rechenzentrum von KPS-S zu nutzen.

4.2. Der Kunde ist nicht zu Änderungen, Erweiterungen und sonstigen Umarbeitungen der Software befugt. Er Kunde ist nicht berechtigt, die Software zu dekompilieren.

4.3. Für jede dem Kunden überlassene Hardware ist eine Lizenz notwendig.

4.4. Der Kunde verpflichtet sich zur Einhaltung der Nutzungs- und Lizenzbedingungen des Herstellers der Betriebssystemsoftware und der Software. Die Nutzungs- und Lizenzbedingungen werden im Servicebereich der BärControl-App zur Verfügung gestellt.

4.5. Soweit KPS-S während der Laufzeit des Vertrages neue Versionen, Updates oder Upgrades der Software bereitstellt, gilt das vorstehende Nutzungsrecht für diese in gleicher Weise.

4.6. Über die Zwecke des jeweiligen Vertrages hinaus ist der Kunde nicht berechtigt, die Software oder andere als seine eigenen Daten zu nutzen, zu vervielfältigen, herunterzuladen oder Dritten außerhalb des vereinbarten Nutzerkreises zugänglich zu machen.

4.7. Für jeden Fall, in dem der Kunde die Nutzung der Software durch andere nicht zur Nutzung berechtigte Personen schuldhaft ermöglicht, hat der Kunde jeweils eine sofort fällige Vertragsstrafe in Höhe des zwölffachen monatlichen Überlassungspreises, der für diese Person angefallen wäre, zu zahlen. Die Geltendmachung von Schadensersatz bleibt KPS-S vorbehalten. In diesem Fall wird die Vertragsstrafe auf den Schadensersatzanspruch angerechnet.

4.8. Auf Anforderung und soweit ein berechtigtes Interesse daran besteht, wird der Kunde KPSS oder einem von ihr beauftragten Dritten die Prüfung gestatten, ob sich die Nutzung der Software durch den Kunden im Rahmen der vertraglich gewährten Rechte hält; der Kunde wird KPS-S bei der Durchführung einer solchen Prüfung nach besten Kräften unterstützen.

5. Systemverfügbarkeit

5.1. Der Kunde kann das System allgemein an 7 Tagen pro Woche 24 Stunden täglich nutzen (Betriebszeit). Ausnahmen bilden festgelegte Wartungsfenster, die KPS-S in Anspruch nehmen kann (gemäß Ziffer 5.5). Die durchschnittliche Systemverfügbarkeit soll 99% pro Jahr betragen.

5.2. Ausgenommen von der Verfügbarkeitsvereinbarung sind Ausfallzeiten, die durch Fehlverhalten von Anwendern verursacht werden. Störungen im Verantwortungsbereich der Netzwerkprovider sind ebenfalls von der Verfügbarkeitsvereinbarung ausgenommen.

5.3. Ausgenommen von der Verfügbarkeitsvereinbarung sind auch Zeiten, für die ein Wartungsfenster nach Maßgabe von Ziffer 5.5 durch KPS-S wahrgenommen wird. Zeiten unerheblicher Störungen bleiben bei der Berechnung der Verfügbarkeit außer Betracht. Für den Nachweis der Verfügbarkeit sind die Messinstrumente von KPS-S im Rechenzentrum maßgeblich.

5.4. Die Systemverfügbarkeit wird wie folgt berechnet: Verfügbarkeit [%] = 100 * ( (vereinbarte Betriebszeit – ungeplante Ausfallzeit innerhalb der Betriebszeit ) / vereinbarte Betriebszeit).

5.5. Für die Wartung des Systems steht KPS-S monatlich ein Wartungsfenster von 10 Std. im Zeitraum Montag-Freitag von 2:00-04:00 Uhr CET sowie von Samstag 22:00 Uhr CET bis Sonntag 6:00 Uhr CET zur Verfügung. KPS-S wird den Kunden zu den geplanten Wartungszeiten innerhalb angemessener Zeit vorab informieren.

5.6. Zusätzliche zur Durchführung von Updates, Upgrades und Bugfixes sowie zur Durchführung von Verbesserungen an der Software erforderliche Wartungsfenster werden, soweit wie möglich, gemeinsam zwischen dem Kunden und KPS-S abgestimmt. Ist eine Abstimmung nicht möglich, so wird KPS-S die Auswirkungen für den Kunden so gering wie möglich halten.

6. Servicezeiten/Service-Hotline/Ticket-System

6.1. KPS-S stellt seinen Kunden während der Servicezeiten von Montag bis Freitag, jeweils von 8:00 – 17:00 Uhr CET, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage, zur Störungsannahme eine Service-Hotline zur Verfügung. Eine Störung kann während der genannten Servicezeiten auch per E-Mail an KPS-S mitgeteilt werden.

6.2. Anwenderfragen sind grundsätzlich vorher mit dem internen Ansprechpartner des Kunden abzustimmen und zu klären. Erst wenn dort eine Klärung nicht erzielt werden kann, ist die Service-Hotline von KPS-S zu konsultieren.

7. Besondere Regelungen zur Aufrechterhaltung der Gebrauchstauglichkeit der Hardware

7.1. KPS-S hat die Hardware über die gesamte Dauer des Dienstvertrages in dem zum vertraglich vereinbarten Gebrauch geeigneten Zustand zu erhalten. KPS-S hat zu diesem Zweck die erforderlichen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen selbst oder durch von ihm beauftragte Dritte durchführen zu lassen.

7.2. Der Kunde hat die Hardware mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes, die er in eigenen Dingen anzuwenden pflegt, zu behandeln. Der Kunde hat für die hinreichende Einweisung und Schulung oder auf andere Art und Weise dafür zu sorgen, dass seine Erfüllungsgehilfen die Hardware dem üblichen Einsatz entsprechend einsetzen und bedienen. Die Parteien gehen derzeit davon aus, dass die durchschnittliche Lebensdauer der Hardware mindestens drei Jahre beträgt.

7.3. KPS-S kennzeichnet die Hardware durch Etikettierung als sein Eigentum. Weder diese Kennzeichnung noch Herstellerhinweise, Seriennummern, Siegel, Softwarelizenzhinweise etc. dürfen vom Kunden oder Dritten ohne vorherige Zustimmung von KPS-S entfernt oder verändert werden.

7.4. Der Kunde hat KPS-S zum Zwecke von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten sowie Pflegeleistungen, welche am jeweiligen Nutzungsort zu erfolgen haben, nach Maßgabe seiner Sicherheits- und Zutrittsrichtlinien Zugriff auf die Hardware zu gewähren.

7.5. Der Kunde hat Mängel sowie Beschädigungen der Hardware unverzüglich KPS-S mittels des elektronischen Ticket-Systems oder über die Servicehotline anzuzeigen.

8. Pflichten des Kunden

8.1. Der Kunde wird alle zur Leistungserbringung und -abwicklung des Dienstleistungsvertrages notwendigen Pflichten rechtzeitig, vollständig und fachlich ordnungsgemäß erfüllen.

8.2. Der Kunde ist verpflichtet, geschultes Personal vorzuhalten und einzusetzen, das in qualifizierter Weise den First-Level-Support (Anwendersupport) gegenüber den Nutzern der Software erbringen kann.

8.3. Der Kunde hat für seinen Betrieb einen Notfallplan für das Verhalten bei einem vollständigen Ausfall der Software oder bei erheblichen, betriebsbehindernden Beeinträchtigungen zu erstellen. Sollte die Software vollständig ausfallen oder die Nutzung nur in einer Weise möglich sein, die den Betrieb des Kunden wesentlich behindert, so wird der Kunde auf der Grundlage des Notfallplans umgehend Maßnahmen zur Aufrechterhaltung seines Betriebes ergreifen.

8.4. Der Kunde ist verpflichtet, stets die neueste von KPS-S zur Verfügung gestellte Version der der Software zu verwenden und insbesondere alle Updates, Upgrades und neuen Versionen der Software unverzüglich nach Verfügbarkeit zu installieren.

8.5. Sofern und soweit Daten vom Kunden in die Software integriert werden müssen, trägt der Kunde dafür Sorge, dass sämtliche Daten in einer für die Integration geeigneten Qualität zur Verfügung stehen. Die Daten sind vom Kunden rechtzeitig mit einer Vorlauf- und Prüfungsfrist von insgesamt vier Wochen bis zur Aktivierung in der Software zur Verfügung zu stellen. Der Kunde hat die Daten in der erforderlichen Frequenz und im erforderlichen Format bereitzustellen.

8.6. Der Kunde wird die ihm bzw. den Nutzern zugeordnete Nutzer- und Zugangsberechtigung sowie Identifikations- und Authentifikationssicherungen vor dem Zugriff durch unberechtigte Dritte schützen und nicht an unberechtigte Nutzer weitergeben. Sobald der Nutzer Anzeichen dafür hat, dass die Nutzungs- und Zugangsberechtigungen von einem Dritten unrechtmäßig erlangt wurden oder missbraucht werden könnten, ist der Kunde zum Zwecke der Schadensminderung verpflichtet, KPS-S umgehend hiervon zu informieren.

8.7. Der Kunde wird die Software in keiner Weise missbräuchlich nutzen oder nutzen Der Kunde wird auch jeden Versuch unterlassen, selbst oder durch nicht autorisierte Dritte Informationen oder Daten unbefugt abzurufen oder in Programme, die von KPS-S betrieben werden, einzugreifen oder eingreifen zu lassen oder in Datennetze von KPS-S unbefugt einzudringen.

8.8. Unbeschadet der Verpflichtung von KPS-S zur Datensicherung wird der Kunde die an KPS-S übermittelten und eingegebenen Daten und Inhalte, soweit ihm dies möglich ist, regelmäßig und gefahrenentsprechend sichern und eigene Sicherungskopien erstellen, um bei Verlust der Daten und Informationen die Rekonstruktion derselben zu gewährleisten.

8.9. Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, alle sachdienlichen Mitwirkungsleistungen unverzüglich und kostenlos vorzunehmen, insbesondere, wenn KPS-S dazu auffordert und die erforderlichen Maßnahmen einen angemessenen Aufwand nicht übersteigen.

8.10. Der Kunde ist verpflichtet, von Kostenträgern bereits geleistete Zahlungen, die nachträglich gegenüber KPS-S zurückgefordert werden, unverzüglich nach Aufforderung durch KPS-S

8.11. Der Kunde ist verpflichtet, bei der Arge IK -Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen-, Alte 111, 53757 Sankt Augustin die IBAN der KPS Software GmbH bei seinem Institutionskennzeichen zu hinterlegen.

9. Bereitstellung und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft

9.1. Die Bereitstellung umfasst die Anlieferung aller vereinbarten Systemkomponenten der Software einschließlich der Herbeiführung und Demonstration der Betriebsbereitschaft der Software (BärControl und BärTeam) und weitere ggf. zur Lieferung vereinbarte Leistungen. Die Demonstration umfasst die Vorführung der Ablauffähigkeit der Software sowie, soweit dies im Vertrag ausdrücklich vereinbart ist, bestimmter Funktionalitäten. Die Software ist nicht geliefert, wenn der Kunde die Lieferung gemäß Ziffer 3 berechtigterweise zurückweist.

9.2. Sofern nichts anderes vereinbart ist, stellt der Kunde erforderliche Testdaten zur Verfügung. Die Demonstration der Betriebsbereitschaft des Systems findet beim Kunden und zu dessen Geschäftszeiten statt. Der Zeitpunkt der Demonstration ist mit dem Kunden abzustimmen.

9.3. Der Kunde kann die Bereitstellung zurückweisen, sofern bis zum Abschluss der Bereitstellung betriebsverhindernde Mängel und/oder den Betrieb beeinträchtigende Mängel im Sinne von Ziffer 4 festgestellt werden. Das Recht auf Zurückweisung besteht auch dann, wenn KPS-S seiner Pflicht zur ordnungsgemäßen Demonstration der Betriebsbereitschaft der Software nicht nachkommt.

10. Vergütung/Rechnungsstellung/Zahlung

10.1. Die vereinbarte Vergütung für die Abrechnungsdienstleistung, die Software sowie die Hardware ist monatlich nach Durchführung der Abrechnung zu bezahlen.

10.2. Die Verpflichtung zur Zahlung der Vergütung beginnt im Monat nach Abschluss der betriebsbereiten Bereitstellung der vereinbarten Systemkomponenten der Software. Hat KPSS eine (teilweise) nicht rechtzeitige betriebsbereite Bereitstellung nicht zu vertreten, schuldet der Kunde die Vergütung ab dem geplanten Datum des Abschlusses der betriebsbereiten Bereitstellung aller Systemkomponenten der

10.3. Es gelten immer die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses vereinbarten Preise. Enthält der Dienstleistungsvertrag keine Regelung für die Vergütung, ergibt sich die Vergütung aus der jeweils gültigen Preisliste von KPS-S. Zu allen Preisen kommt die am Tage der Rechnungsstellung geltende Umsatzsteuer hinzu, soweit der Umsatz umsatzsteuerpflichtig ist.

10.4. Der Kunde wird KPS-S für die Einziehung der Vergütung ein SEPA-Firmen-Mandat erteilen. Sollte der Lastschrifteinzug nicht durchgeführt werden können oder die Lastschrift nicht eingelöst werden, darf KPS-S mit den vereinnahmten Geldern aus den Abrechnungen der Pflege- und Betreuungsdienstleistungen nach Maßgabe der Ziffer 5 verrechnen. Eine solche Verrechnung wird dem Kunden gegebenenfalls in der BärControl-App mitgeteilt. Das SEPA-Firmen-Mandat gilt auch nach Beendigung des Vertrages für etwaige Forderungen aus der Geschäftsverbindung fort, z.B. für nachträgliche Rückforderungen von Kostenträgern.

10.5. Der Kunde erhält seine Rechnung in elektronischer Form, die den Anforderungen der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung Im Falle wiederkehrender Vergütungen ist eine einmalige prüfbare Dauerrechnung ausreichend, solange sich die Vergütung nicht geändert hat. Etwaige geschuldete Gutschriften sind in der Rechnung von der Vergütung in Abzug zu bringen.

10.6. Bei Nichtzahlung der Vergütung kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung in Verzug. KPS-S behält sich das Recht vor, im Falle des Verzugs des Kunden gesetzliche Verzugszinsen zu Die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens ist nicht ausgeschlossen.

10.7. Kommt der Kunde mit der Bezahlung eines nicht unerheblichen Teils der Vergütung in Verzug, ist KPS-S berechtigt, den Zugang zu der Software zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die Vergütung zu zahlen.

10.8. KPS-S ist berechtigt, die zu zahlende Vergütung bei anfallenden Mehrkosten nach billigem Ermessen entsprechend zu erhöhen. Bei sinkenden Kosten ist eine Verringerung der Vergütung ebenso nach billigem Ermessen vorzunehmen. Die Zeitpunkte der Vergütungsänderung sind so zu wählen, dass Kostensenkungen mindestens in gleichem Umfang vergütungswirksam werden können wie Kostenerhöhungen.

10.9. KPS-S ist berechtigt, ihr entstehende Kosten durch Dritte im Rahmen der Abrechnungsdienstleistung an den Kunden weiterzubelasten.

10.10. KPS-S ist berechtigt, einen entstehenden Aufwand (z. durch Rücklastschriften bei Privatliquidationen) im Rahmen der Abrechnungsdienstleistung dem Kunden in angemessener Höhe in Rechnung zu stellen.

10.11. Über Änderungen der Vergütung informiert KPS-S den Kunden sechs Wochen vor Wirksamwerden der Änderung in Textform mit Hinweis auf das Kündigungsrecht nach dieser Ziffer

10.11. S. 2. Der Kunde hat im Falle der Erhöhung der Vergütung das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

10.12. Ein Aufrechnungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit seine Gegenforderung rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist. Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechtes nur wegen Gegenansprüchen aus dem Vertragsverhältnis

10.13. Sofern der Kunde bis zur Beendigung des Vertrags keine Leistungen zur Abrechnung andienen sollte, ist KPS-S berechtigt, den vereinbarten Preis auf Basis des Durchschnitts des in den vergangenen drei (3) Monaten eingereichten Abrechnungsvolumens bis zum Vertragsablauf zu Sofern ein über die vergangenen drei Monate zu bildender Durschnitt des eingereichten Abrechnungsvolumens nicht ermittelt werden kann, ist der erwartete monatliche Umsatz zum Starttermin gemäß dem Dienstleistungsvertrag zur Berechnung heranzuziehen.

11. Beseitigung von Mängeln durch KPS-S

11.1. KPS-S wird alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, während der gesamten Vertragslaufzeit auftretende Mängel der Software und Hardware zu

11.2. Ein Mangel liegt vor, wenn die bereitgestellte Software und Hardware bei vertragsgemäßer Nutzung die vertraglich vereinbarten Funktionalitäten nicht aufweist.

11.3. Auftretende Mängel sind vom Kunden in Mangelkategorien entsprechend nachstehender Ziffer 4 einzuordnen und KPS-S unverzüglich nach ihrem erstmaligen Auftreten bzw. unverzüglich nach Entdeckung anzuzeigen. Die Mangelanzeige durch den Kunden hat möglichst detailliert unter Beschreibung der Mangel-Symptome zu erfolgen. Maßgebend für die Zuordnung eines Mangels zu einer Mangelkategorie ist das Vorliegen identischer oder vergleichbarer Merkmale wie in der Mangelbeschreibung in nachstehender Ziffer 11.4. Verzögerungen, welche sich durch Lücken und Ungenauigkeiten in der Fehlerbeschreibung ergeben, hat KPS-S nicht zu vertreten.

11.4. Auftretende Mängel der Software und Hardware sind wie folgt zu kategorisieren:

Mängelkategorie	Beschreibung
Mängelkategorie I (dringend; der Betriebsablauf ist unterbrochen)	Die Software ist nicht lauffähig
Mängelkategorie II (der Betriebsablauf ist beeinträchtigt)	Die Funktionsweise der Software ist beeinträchtigt oder es kommt zu Fehlfunktionen; das Antwortverhalten verhindert eine übliche Nutzung der Software
Mängelkategorie III (der Betriebsablauf ist nicht beeinträchtigt)	das Arbeiten mit der Software ist möglich, wenn auch nicht durchgängig innerhalb der vereinbarten Parameter

11.5. KPS-S wird auf auftretende Mängel innerhalb der für die entsprechende Mangelkategorie geltenden Zeiträume („Reaktionszeit“) gemäß nachstehender Ziffer 5 reagieren. Die Reaktionszeit läuft während der Servicezeiten von Montag bis Freitag, jeweils von 8:00 17:00 Uhr, ausgenommen bundeseinheitliche Feiertage und berechnet sich vom Eingang der Mängelanzeige durch den Kunden bei KPS-S.

11.6. Es gelten folgende Reaktionszeiten:

Mängelkategorie	Reaktionszeit
Mängelkategorie I	innerhalb von 3 Stunden
Mängelkategorie II	innerhalb von 8 Stunden
Mängelkategorie III	innerhalb von 24 Stunden

11.7. KPS-S wird bei Eingang einer ordnungsgemäßen Mangelanzeige durch den Kunden spätestens innerhalb der festgelegten Reaktionszeiten gemäß Ziffer 5 Maßnahmen zur Beseitigung des Mangels einleiten. KPS-S wird dem Kunden so schnell wie möglich eine Einschätzung zu der für die Mangelbeseitigung voraussichtlich benötigten Zeit geben.

11.8. KPS-S erbringt die Leistungen zur Mangelbeseitigung im Rahmen der branchenüblichen Sorgfalt. Eine Garantie zur Beseitigung des Mangels überhaupt oder innerhalb einer bestimmten Zeit übernimmt KPS-S KPS-S ist immer berechtigt, eine Behelfslösung (work around) zur Mangelbeseitigung bereitzustellen.

11.9. KPS-S kann sich zur Mangelbeseitigung qualifizierter Subunternehmer Die Mangelbeseitigung durch KPS-S kann auch dadurch erfolgen, dass KPS-S dem Kunden telefonisch, schriftlich oder elektronisch Handlungsanweisungen erteilt.

11.10. Die Beseitigung von Mängeln der Hardware erfolgt regelmäßig durch Nachbesserung, also Unterstützung bei der Mängelumgehung oder Reparatur am KPS-S hat dabei die Wahl, ob KPS-S in einem ersten Schritt eine telefonische oder Fehlerbehebung per Fernwartung versucht. Schlägt die Nachbesserung auch am Nutzungsort zum Beispiel durch den Austausch einzelner Komponenten der betreffenden Hardware fehl, kann KPS-S die Mietsache zum Zwecke der Nacherfüllung in sein Servicecenter verbringen. KPS-S kann bei Mängeln der Hardware auch einen Austausch der Geräte vornehmen.

11.11. Der Kunde wird KPS-S bei der Beseitigung der Mängel unentgeltlich unterstützen und insbesondere alle notwendigen Unterlagen, Daten etc. zur Verfügung stellen, die KPS-S zur Analyse und Beseitigung der Mängel benötigt.

11.12. Stellt sich nach Prüfung einer Mangelanzeige heraus, dass der Mangel nicht innerhalb des Verantwortungsbereichs von KPS-S aufgetreten ist, kann KPS-S dem Kunden die Kosten der Prüfung der Mangelanzeige zu den jeweils geltenden Preisen in Rechnung Dies gilt nicht, wenn der Kunde auch bei Anwendung der erforderlichen Sorgfalt nicht erkennen konnte, dass die Störung nicht innerhalb des Verantwortungsund Einflussbereichs von KPS-S aufgetreten ist.

11.13. Die Gewährleistung für nur unerhebliche Minderungen der Tauglichkeit der Software wird ausgeschlossen. Die verschuldensunabhängige Haftung gem. § 536a Abs. 1 BGB für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorlagen, ist ausgeschlossen.

12. Sonstige Rechte des Kunden bei Mängeln und Schlechtleistung

12.1. Bei Mängeln der bereitgestellten Softund Hardware ist eine Kündigung des Kunden gemäß 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs erst zulässig, wenn KPS-S ausreichende Gelegenheit zur Mängelbeseitigung gegeben wurde (mindestens zwei Wochen) und diese fehlgeschlagen ist. Von einem Fehlschlagen der Mängelbeseitigung ist erst auszugehen, wenn diese unmöglich ist, wenn sie von KPS-S verweigert oder in unzumutbarer Weise verzögert wird oder wenn aus anderen Gründen eine Unzumutbarkeit für den Kunden gegeben ist.

12.2. Wird eine Dienstleistung, insbesondere Abrechnungsleistungen nach Maßgabe der Ziffer 5, nicht vertragsgemäß erbracht, ist der Kunde berechtigt, von KPS-S zu verlangen, die Dienstleistung ohne Mehrkosten für den Kunden innerhalb angemessener Frist vertragsgemäß zu erbringen. Dies gilt nicht, wenn KPS-S die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Die sonstigen Ansprüche des Kunden, insbesondere auf Schadensoder Aufwendungsersatz und sein Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund gemäß Ziffer 14.3, bleiben hiervon unberührt.

13. Haftung von KPS-S

KPS-S haftet, gleich aus welchem Rechtsgrund, abschließend wie folgt:

13.1. Die Haftung von KPS-S auf Schadensersatz ist ausgeschlossen, gleich aus welchem Rechtsgrund, soweit sich aus den Bestimmungen der nachfolgenden Ziffern 2 bis 13.5 nichts anderes ergibt.

13.2. KPS-S haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf Vorsatz oder Fahrlässigkeit von KPS-S oder eines seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

13.3. Für sonstige Schäden haftet KPS-S im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen nur wie folgt:

13.3.1. KPS-S haftet unbeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von KPS-S oder eines seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die in den Schutzbereich einer von KPS-S gegebenen Garantie oder Zusicherung fallen.

13.3.2. KPS-S haftet für solche Schäden, die auf einer leicht fahrlässigen Verletzung durch KPS-S oder eines seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, pro Schadensfall begrenzt auf einen Betrag in Höhe der jährlichen Vergütung, die von dem Kunden im der Geltendmachung des Schadensanspruchs vorhergehenden Jahr an KPS-S entrichtet

13.3.3. Die Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.

13.4. Die vorstehenden Bestimmungen gelten sinngemäß auch für die Haftung von KPS-S im Hinblick auf den Ersatz vergeblicher Aufwendungen S.v. § 284 BGB.

13.5. Die Haftung von KPS-S nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

13.6. KPS-S haftet nicht für Schäden, die durch die verwandte Hardware (Hersteller Apple, „Apple“) vollständig oder teilweise ausgelöst wurden. Insbesondere kann KPS-S keine Haftung oder Garantie für die dauerhafte, ununterbrochene Funktionstüchtigkeit der Hardware übernehmen. Dies schließt Fehler oder Unterbrechungen in der externen, von Apple verantworteten, Betriebssystem-Software auf der Hardware ein.

14. Vertragsdauer und Kündigung

14.1. Der Dienstleistungsvertrag tritt mit der letzten Unterschrift der Parteien in Kraft und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Vertrag kann von allen Parteien mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Monatsende gekündigt werden.

14.2. Wird der Vertrag von dem Kunden vor Ablauf von 12 Monaten ordentlich gekündigt, ist KPS-S berechtigt, eine nachträgliche Gebühr für die Herstellung der Betriebsbereitschaft zu erheben.

14.3. Das Recht aller Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei vorsätzlich oder fahrlässig gegen eine wesentliche Pflicht aus dem Vertrag verstößt und deswegen der kündigenden Partei das Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist. KPS-S ist insbesondere bei wiederholtem oder erheblichem Zahlungsverzug des Kunden zur außerordentlichen Kündigung berechtigt. Soweit der Kunde seine Möglichkeit zur Abrechnung über die gesetzlichen Krankenund Pflegekassen verliert, gilt dies ebenfalls als Grund für eine außerordentliche Kündigung für KPS-S.

14.4. Die Kündigung des Vertrages bedarf der Schriftform. Die Einhaltung der Textform gemäß 126b BGB (E-Mail oder Telefax) ist nicht ausreichend. Eine Kündigung ggü. KPS-S ist an die jeweils gültige Postanschrift von KPS-S zu richten.

14.5. Sofern die Dienstleistung des Factoring vertraglich vereinbart wurde, endet der Vertrag auch dann, wenn der Vertrag nur zwischen der KPS Factoring GmbH und dem Kunden gekündigt wird.

15. Unterstützung des Kunden bei Vertragsbeendigung

15.1. Der Kunde ist für die Migration auf ein anderes System selbst verantwortlich. Soweit vereinbart, ist KPS-S gegen gesonderte Vergütung im zumutbaren Umfang zur Erbringung von Leistungen verpflichtet, die erforderlich sind, um einen neuen Auftragnehmer oder den Kunden in die Lage zu versetzen, die Leistung zu übernehmen.

15.2. KPS-S ist berechtigt, sämtliche auf seinen Servern verbleibende Daten des Kunden 30 Tage nach Beendigung des Vertragsverhältnisses unwiderruflich zu löschen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von KPS-S und das Recht, Daten solange aufzubewahren, wie KPS-S diese möglicherweise zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen benötigt, bleiben unberührt.

16. Rückgabe der Hardware

16.1. Nach Ende der Vertragslaufzeit hat der Kunde KPS-S die überlassene Hardware sowie bereit gestelltes Zubehör innerhalb von 15 Arbeitstagen zurückzugeben. Der Kunde schuldet die Rückgabe am Erfüllungsort gemäß Ziffer 2.

16.2. Die Parteien fertigen vor der Rückgabe der Hardware jeweils eine Zustandsdokumentation, welche etwaige Beschädigungen, übermäßige Abnutzung oder andere Besonderheiten festhält.

16.3. Sollte die Hardware nicht fristgemäß zurückgesandt werden, ist KPS-S berechtigt, die im Dienstleistungsvertrag festgelegte Gebühr für Hardware bis zu deren Rückgabe weiter in Rechnung zu stellen.

17. Datenschutz

17.1. Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

17.2. Sofern und soweit KPS-S im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Kunden hat, gelten für die KPS-S und den Kunden vor Beginn der Verarbeitung die allgemeinen Bedingungen für die In diesem Fall wird KPS-S die entsprechenden personenbezogenen Daten allein nach den dort festgehaltenen Bestimmungen und nach den Weisungen des Kunden verarbeiten.

18. Vertraulichkeit und Geheimhaltung

18.1. KPS-S und der Kunde verpflichten sich, über alle ihnen im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung des Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäftsund Betriebsgeheimnisse der anderen Partei, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Weise zu verwerten.

18.2. KPS-S hat das Recht, den Kunden in die eigene Referenzliste auf seiner Internetseite oder anderen Werbematerialien, wie z. B. Case-Studies, aufzunehmen, und zwar unter Nennung des Unternehmensnamens inklusive Logo und der Beschreibung der genutzten Software.

19. Höhere Gewalt

19.1. Soweit und solange ein Fall höherer Gewalt vorliegt, sind die Parteien zeitweise von ihren Leistungspflichten befreit.

19.2. Höhere Gewalt ist ein betriebsfremdes, von außen durch elementare Naturkräfte oder durch Handlungen dritter Personen herbeigeführtes Ereignis, das nach menschlicher Einsicht und Erfahrung unvorhersehbar ist, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht verhütet oder unschädlich gemacht werden kann und auch nicht wegen seiner Häufigkeit in Kauf zu nehmen ist.

19.3. Die Parteien können den Vertrag kündigen, wenn die höhere Gewalt länger als zwei Monate andauert und eine einvernehmliche Vertragsanpassung nicht erzielt werden kann.

20. Schlussbestimmungen

20.1. Der Kunde kann Ansprüche aus dem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von KPS-S an Dritte abtreten.

20.2. Erfüllungsort für alle sich aus dem Vertrag ergebenden Pflichten und Verbindlichkeiten, einschließlich der Zahlungspflichten des Kunden, ist Bremen.

20.3. Mündliche Nebenabreden sind unwirksam. Abweichende oder ergänzende Bedingungen sowie Ergänzungen dieser Bedingungen einschließlich dieser Schriftformklausel gelten nur, wenn sie schriftlich von allen Vertragspartnern bestätigt werden.

20.4. Der Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss aller Rechtsnormen, die in eine andere Rechtsordnung verweisen. Die Anwendung des UN-Übereinkommens über Verträge über den internationalen Warenkauf ist ausgeschlossen.

20.5. Ausschließlicher örtlicher Gerichtsstand für alle sich aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ergebenden Streitigkeiten einschließlich etwaiger deliktischer Ansprüche ist der Sitz von KPS-S (Geschäftssitz);

20.6. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die Vertragsparteien sind im Rahmen des Zumutbaren nach Treu und Glauben verpflichtet, die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die unter Berücksichtigung der beiderseitigen wirtschaftlichen Interessen dem Vertragsziel am nächsten kommt.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der KPS Factoring GmbH

Version: 21.11.2025

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1. KPS Factoring GmbH, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen, nachfolgend „KPS-F“, kauft Forderungen gegen gesetzliche und/oder private und/oder sonstige Kostenträger an und ist Vertragspartner. Es handelt sich dabei um ein Finanzdienstleistungsinstitut mit entsprechender Erlaubnis für das Factoring gemäß § 1 Absatz 1a Satz 2 Nr. 9 KWG durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.

1.2. KPS-F hat die KPS Software GmbH, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen, nachfolgend „KPS-S“, beauftragt und bevollmächtigt, in ihrem Namen über die Leistungen der KPS-F zu informieren und Angebote der Pflegedienste, nachfolgend Kunde, auf Abschluss eines Vertrages einzuholen. Der Vertrag kommt diesbezüglich jedoch erst mit schriftlicher Annahme durch KPS-F zustande. Angebote von KPS-F an den Kunden sind bis zum Vertragsschluss stets freibleibend und unverbindlich.

1.3. Für sämtliche Leistungen von KPS-F sowie für alle Ergänzungen und Änderungen einer beauftragten Leistung gelten ausschließlich die nachfolgenden Bedingungen (nachfolgend: „AGB“), soweit KPS-F mit dem Kunden keine abweichenden Regelungen in einer zusätzlichen Vereinbarung getroffen hat. Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden selbst bei Kenntnis durch KPS-F nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Soweit der Kunde unter Hinweis auf seine eigenen Geschäftsbedingungen der Geltung dieser Bedingungen widerspricht, wird der Geltung seiner Bedingungen hiermit ausdrücklich widersprochen.

1.4. Die vorliegenden AGB regeln die grundlegenden und leistungsübergreifenden Aspekte der Zusammenarbeit bei der Erbringung der Leistungen für den Kunden durch KPS-F sowie KPS-S.

1.5. KPS-F behält sich vor, Bestimmungen dieser AGB zu ändern und/oder zu ergänzen. KPS-F wird etwaige Änderungen und/oder Ergänzungen nur aus triftigen Gründen durchführen, insbesondere aufgrund neuer technischer Entwicklungen, Gesetzesänderungen oder Änderungen in der Rechtsprechung. Für den Fall, dass die entsprechende Änderung und/oder Ergänzung der AGB während eines laufenden Vertragsverhältnisses vorgenommen wird, wird KPS-F den Kunden mind. sechs (6) Wochen vor dem geplanten Wirksamwerden schriftlich oder per E-Mail oder in anderer elektronisch zulässiger Form auf die geänderten AGB hinweisen. Die von KPS-F angebotenen Änderungen werden wirksam, wenn der Kunde diese annimmt. Das Schweigen des Kunden gilt als Annahme des Änderungsangebots. Der Kunde kann den von der Änderung betroffenen Vertrag zu dem vorgeschlagenen Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderungen fristlos und kostenfrei kündigen. KPS-F wird den Kunden im Änderungsangebot auf die Folgen seines Schweigens und auf sein Kündigungsrecht hinweisen. Diese Regelung umfasst keine Änderungen, welche die Preise betreffen.

1.6. Darstellungen in Produktbeschreibungen sind keine Garantien. Die Einräumung einer Garantie bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Bestätigung von KPS-F.

2. Pflichten des Kunden

2.1. Der Kunde wird alle zur Leistungserbringung und -abwicklung des Vertrages notwendigen Pflichten rechtzeitig, vollständig und fachlich ordnungsgemäß erfüllen.

2.2. Der Kunde verpflichtet sich, KPS-F alle bestehenden und während der Laufzeit künftig entstehenden Forderungen aus seiner pflegerischen Tätigkeit gegenüber gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern einmal monatlich zum Kauf anzubieten. Als sonstige Kostenträger definiert KPS-F u. a. sämtliche mit Sozialhilfe betraute Einrichtungen (bspw. Sozialhilfeträger, Sozialämter, Ämter für soziale Sicherung, Ämter für soziale Leistungen, Ämter für Soziales, Ämter für Jugend und Familie) von Kommunen und Landkreisen i. S. d. § 28 Abs. 2 SGB 1.

2.3. Der Kunde wird alle erforderlichen Erklärungen abgeben, sodass die gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträger die Zahlungen direkt auf das Sammeltreuhandkonto der KPS-S anweisen können.

2.4. Der Kunde versichert, dass keine Verträge zu anderen Factoringunternehmen bestehen oder diese mit Zustandekommen dieses Vertrages beendet werden.

2.5. Sollten Zahlungen von den gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern direkt auf ein Konto des Kunden gezahlt werden, hat der Kunde diese innerhalb von drei Bankarbeitstagen an KPS-S zu zahlen.

2.6. Eine ggf. notwendige Einwilligung des privaten Kostenträgers zur Übermittlung von Daten bzw. zur Abtretung an KPS-F sind dieser vom Kunden auf Verlangen nachzuweisen.

2.7. Sofern ein Ablehnungsgrund zur Ablehnung des Forderungsankaufs vorliegt, hat der Kunde KPS-F darüber zu informieren.

2.8. Aufgrund aufsichtsrechtlicher Regularien ist KPS-F verpflichtet, die Bonität ihrer Kunden regelmäßig zu überprüfen und ist dabei auf die Mitwirkung des Kunden angewiesen. Der Kunde ist daher verpflichtet, auf Anforderung der KPS-F, Bonitätsunterlagen wie Jahresabschlüsse, Gewinn- und Verlustrechnung und Betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Prüfung zu überlassen.

3. Leistungen der KPS-F

3.1. Forderungen im Sinne dieser AGB sind finanzielle Ansprüche gegenüber den gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern, die durch die Erbringung einer Dienstleistung des Kunden entstanden sind. Die den Forderungen zugrunde liegenden Rechnungen werden monatlich durch die Abrechnungsstelle der KPS-S in der Software bärcare erstellt. KPS-F ist grundsätzlich verpflichtet, bei Erfüllung der Ankaufsvoraussetzungen nach Ziffer 4.1 unter Beachtung der Ablehnungstatbestände gem. Ziffer 4.2 die mittels der Software bärcare ermittelten Forderungen anzukaufen. Die Andienung der Forderungen ist unwiderruflich.

3.2. Der Ankauf der Forderungen gegenüber gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern erfolgt im unechten Factoring. Die angekauften Forderungen sind durch die erteilten Rechnungsnummern bestimmbar.

3.3. Das Ankaufsvolumen gegenüber privaten und/oder sonstigen Kostenträgern wird auf 25% des Gesamtbetrags der Forderungstranche beschränkt. Sofern dieser Anteil an Forderungen gegenüber privaten und/oder sonstigen Kostenträgern überschritten wird, ist KPS-F berechtigt, den Forderungsankauf abzulehnen oder einen individuell zu vereinbarenden Sicherungseinbehalt in Form eines einmalig für die Dauer der Geschäftsbeziehung bei KPS-F zu hinterlegenden Geldbetrages einzufordern.

3.4. KPS-F wird den Ankauf der Forderungen grundsätzlich einmal im Monat ausführen. Sofern KPS-F innerhalb eines Monats mehrere Forderungsankäufe angedient werden, ist KPS-F grundsätzlich bereit, diese unter Berechnung eines neben dem Finanzierungspreis zu vereinbarenden Bearbeitungsentgelts je Forderungsankauf auszuführen.

3.5. KPS-F wird dem Kunden den Gegenwert der angekauften Forderungen abzüglich der vereinbarten Gebühren sowie abzüglich der Verrechnungen im Rahmen der Rückübertragungen gem. Ziffer 8 in der vereinbarten Auszahlungsfrist auf seinem Bankkonto zur Verfügung stellen. Die Zahlungen erfolgen ausschließlich auf ein Konto eines Mitgliedsstaates der Europäischen Union oder des EWR. Fällt der Fälligkeitstag für die Zahlung auf einen Samstag, Sonn- oder Bankfeiertag, so gilt der folgende Werktag als Fälligkeitstag.

4. Ankaufsvorausetzungen und Ablehnungstatbestände

4.1. Nachstehende Ankaufsvoraussetzungen müssen kumulativ erfüllt sein:

(1.) Die Forderungen sind mittels der Software bärcare erstellte Forderungsabrechnungen gegenüber gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträgern.

(2.) Die Forderungen sind entstanden und es besteht bei Forderungen ggü. gesetzlichen Kranken- oder Pflegeversicherungen eine Vereinbarung zur Kostenübernahme.

(3.) Die Forderungen wurden einzeln oder vollständig nicht bereits anderweitig abgetreten (z. B. im Rahmen einer Globalzession an eine finanzierende Bank).

4.2. KPS-F kann den Ankauf von Forderungen unter den nachstehenden Voraussetzungen ablehnen:

(1.) Für die Forderung besteht ein Abtretungsverbot.

(2.) Gegen den Kunden liegen Pfändungen oder Aufrechnungsanzeigen vor.

(3.) Eine Vorausabtretung durch den Kunden ist bereits erklärt.

(4.) Die Auszahlungsansprüche des Kunden gegenüber KPS-F sind oder werden an Dritte abgetreten.

(5.) Dem Kunden fehlen oder sind die Lieferberechtigungen zum Versicherungs- oder Versorgungsträger entzogen worden bzw. er verfügt nicht über die erforderlichen Zulassungen oder diese werden ihm entzogen bzw. sind ausgelaufen.

(6.) Der Inhalt der Belege bzw. der übermittelten Datensätze entspricht nicht den gesetzlichen Vorschriften oder dem von KPS-S vorgegebenen Abrechnungssystem.

(7.) Eine gesetzlich oder vertraglich erforderliche schriftliche Einwilligungserklärung des privaten Kostenträgers bzw. dessen gesetzlichen Vertreters zur Weitergabe der abrechnungsrelevanten Daten an KPS-S und zur Weiterabtretung im Rahmen einer Refinanzierung der KPS-F durch den Kunden wurde nicht eingeholt.

(8.) Ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Kunden, auch in Eigenverwaltung oder im Schutzschirmverfahren, wurde beantragt bzw. eröffnet und zwar auch dann, wenn der Geschäftsbetrieb des Kunden aus der Insolvenzmasse freigegeben wird.

(9.) KPS-S und/oder KPS-F erhalten Kenntnis von einem gegen den Kunden laufenden polizeilichen oder staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahren, etwa wegen Abrechnungsbetrugs. Gleiches gilt, wenn sich das Verfahren gegen einen Gesellschafter und/oder gesetzlichen Vertreter des Kunden richtet.

(10.) Bei einer der letzten drei Monatsabrechnungen wurde ein Betrag von jeweils mehr als 10% des jeweiligen Abrechnungsvolumens zurückübertragen.

(11.) Das Ankaufsvolumen gegenüber privaten und/oder sonstigen Kostenträgern übersteigt den in Ziffer 3.3 genannten Anteil.

(12.) Es bestehen sonstige gewichtige Gründe in der Person des Kunden, die dem Ankauf der Forderungen und/oder der Abtretung entgegenstehen.

5. Bonität/Bonitätsveränderungen

5.1. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass KPS-F zur ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung und zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten regelmäßig Bonitätsprüfungen bei Wirtschaftsauskunfteien einholt. Eine Weitergabe an Dritte, außerhalb der KPS-Gruppe, erfolgt nicht.

5.2. Sollte KPS-F auf Basis der laufenden Überwachung der Geschäftsbeziehung eine Verschlechterung der Bonität feststellen, ist KPS-F berechtigt

einen individuell zu vereinbarenden Sicherungseinbehalt in Form eines einmalig für die Dauer der Geschäftsbeziehung bei KPS-F zu hinterlegenden Geldbetrages einzufordern oder
eine individuell zu vereinbarende Limitierung des Ankaufsvolumens vorzunehmen oder
vorgelegte Forderungsankäufe abzulehnen oder
die Geschäftsbeziehung zu kündigen.

5.3. KPS-F ist berechtigt, vom Kunden vor Vertragsbeginn und während der gesamten Vertragsdauer die Vorlage geeigneter Unterlagen zur Dokumentation seiner wirtschaftlichen Verhältnisse zu verlangen.

6. Annahme des Kaufangebots

6.1. Der Kaufvertrag über die angedienten Forderungen wird jeweils mit Gutschrift des Betrags gem. Ziffer 3.5 auf dem Konto des Kunden abgeschlossen (Annahme der Andienung). Der Auszahlungszeitpunkt ergibt sich aus der individuellen Regelung im Dienstleistungsvertrag.

6.2. Der Kunde verzichtet gemäß § 151 Satz 1 BGB auf den Zugang der Annahmeerklärung.

7. Abtretung der Forderungen

7.1. Der Kunde tritt alle gegenwärtigen und zukünftigen Forderungen gegen die gesetzlichen Kostenträger an KPS-F ab. Der Kunde tritt bei der Abrechnung gegenüber privaten und/oder sonstigen Kostenträgern alle gegenwärtigen und zukünftigen Forderungen im Voraus gegen diesen unter der aufschiebenden Bedingung ab, sodass die jeweilige Forderung von KPS-F angekauft wird. Die KPS-F nimmt diese Abtretungen an.

7.2. Die erklärte Abtretung dient neben dem Ankauf der Forderungen auch zur Sicherung aller gegenwärtigen und künftigen Ansprüche, die KPS-F aus dem gesamten Vertragsverhältnis zum Kunden erwachsen und wirkt unabhängig von der Beendigung des Abrechnungsverhältnisses fort. KPS-F verpflichtet sich, nach Beendigung der Geschäftsbeziehung alle Ansprüche und Rechte an den Kunden rückabzutreten, sobald ihre Zahlungsansprüche erfüllt sind.

7.3. KPS-F ist unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben berechtigt, die an sie abgetretenen Forderungen zur Sicherheit ganz oder teilweise weiter an die sie refinanzierenden Hausbanken abzutreten.

7.4. Zudem ist KPS-F berechtigt, die Forderungen unter Einschränkung der Auskunftsrechte nach § 402 BGB zu Refinanzierungszwecken im Rahmen des Factorings weiterzuverkaufen und im Rahmen dieses Verkaufs an den Käufer abzutreten.

7.5. Die Abtretung von Ansprüchen/Forderungen des Kunden aus dem Vertragsverhältnis zu KPS-F an Dritte ist ohne Zustimmung durch KPS-F ausgeschlossen (§ 399 Halbsatz 2 BGB). Dieses betrifft insbesondere die Abtretung von Auszahlungsansprüchen.

8. Rückübertragung

8.1. Der Kunde haftet für den rechtlichen Bestand (Verität), die Bonität der Forderung (Delkredere), die Freiheit von Rechtsmängeln und die Nichtaufrechenbarkeit der Forderungen bis zum Zeitpunkt der Erfüllung durch den gesetzlichen bzw. den privaten bzw. den sonstigen Kostenträger.

8.2. KPS-F ist berechtigt, die Forderung unter gleichzeitiger Belastung des Kunden an diesen zurückzuübertragen, wenn der jeweilige gesetzliche oder private oder sonstige Kostenträger KPS-F mitteilt, dass die Forderung ganz oder teilweise nicht beglichen wird. KPS-F ist ferner berechtigt, die Forderung unter gleichzeitiger Belastung des Kunden an diesen zurückzuübertragen, wenn der jeweilige gesetzliche oder private oder sonstige Kostenträger KPS-F nach Rückzahlung und Abschluss einer Tranche KPS-F mitteilt, dass die erfolgte Zahlung auf die Forderung ganz oder teilweise zurückgefordert wird. Dies erfolgt über eine Verrechnung im Zuge des Ankaufs von Forderungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt nach Eingang der Mitteilung des jeweiligen Kostenträgers.

8.3. KPS-F ist darüberhinaus berechtigt, die Forderung unter gleichzeitiger Belastung des Kunden an diesen zurückzuübertragen, wenn die Zahlung der gesetzlichen und/oder privaten und/oder sonstigen Kostenträger auf die Forderungen nicht oder nicht vollständig binnen 42 Kalendertagen nach dem Folgetag des Tages, an dem die Daten der anzukaufenden Forderungen auf dem Server der KPS-F eingehen, eingeht. Dies erfolgt über eine Verrechnung im Zuge des Ankaufs von Forderungen zum nächst möglichen Zeitpunkt nach Ablauf von 42 Kalendertagen.

8.4. Die Verrechnung gilt als Rückabtretung der betroffenen Forderung(en), die der Kunde bereits jetzt annimmt.

8.5. Sollte eine Verrechnung nicht möglich sein und keine Aufrechnungsmöglichkeit durch Neuabrechnung gegeben sein, verpflichtet sich der Kunde schon jetzt, die geforderten Beträge innerhalb einer Woche ab Anzeigedatum zurückzuzahlen.

9. Verlängerung der Frist der Finanzierung

9.1. Der Kunde hat das Recht, vor Durchführung der in Ziffer 8.3 erläuterten Verrechnung, die Frist der Finanzierung der in Ziffer 8.3 erläuterten zur Rückübertragung anstehenden Forderungen einmalig um einen Zeitraum von 42 Kalendertagen zu verlängern. Die Verlängerung findet durch Neuankauf der ausgewählten Forderungen im Rahmen eines neuen planmäßigen Forderungsankaufs statt. Voraussetzung ist, dass bei den zu verlängernden Forderungen am Tag der Verlängerung keine Mitteilungen seitens der gesetzlichen, privaten oder sonstigen Kostenträger gem. Ziffer 8.2 vorliegen, wonach die Forderungen ganz oder teilweise nicht beglichen werden. Sofern KPS-F während des Zeitraums der Verlängerung mitgeteilt bekommt, dass die Forderungen ganz oder teilweise nicht beglichen werden, können die Forderungen bereits vor Ablauf der Frist von 42 Kalendertagen gem. Ziffer 8.2 verrechnet werden.

10. Einziehungsbefugnis

10.1. Der Kunde darf im Rahmen eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs bis auf Widerruf durch KPS-F die sicherungshalber abgetretenen Forderungen weiterhin einziehen. Der Kunde wird die jedoch Forderungen nicht selbst einziehen, sondern mit dem Einzug der Forderungen KPS-S beauftragen. Einer entgeltlichen Beauftragung des Forderungseinzugs an KPS-S durch den Kunden stimmt KPS-F ausdrücklich zu.

10.2. Im Falle des Verzugs des Kunden mit fälligen Zahlungen auf die durch den Vertrag gesicherten Forderungen, der Einstellung der Zahlungen oder die Beantragung eines Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden oder Kündigung des Versorgungsvertrages durch die Kostenträger ist KPS-F berechtigt, die Einziehungsbefugnis zu widerrufen, die Forderungsabtretung auch im Namen des Sicherungsgebers gegenüber den jeweiligen Drittschuldnern offenzulegen und die Forderungen selbst einzuziehen. Diese Maßnahmen wird KPS-F nur in dem Umfange ergreifen, soweit dies zur Erfüllung der ausstehenden Forderungen erforderlich ist.

11. Weitere Abwicklungsmodalitäten

11.1. Die anzukaufenden Forderungen werden grundsätzlich einmal im Monat an die KPS-F übermittelt. Die Auszahlungsfrist wird in der Einheit Bankarbeitstage im Dienstleistungsvertrag geregelt. Sie beginnt gem. § 187 Abs. 1 BGB an dem Folgetag des Tages, an dem die Daten der anzukaufenden Forderungen auf dem Server der KPS-F eingehen.

11.2. Sofern zwischen dem Zeitpunkt des Forderungsankaufs und dem Zeitpunkt der Auszahlung die unter Ziffer 4 genannten Ankaufsvorausetzungen (Ziffer 4.1) und/oder Ablehnungstatbestände (Ziffer 4.2) nicht mehr gegeben sind bzw. eintreten oder KPS-F eine Verschlechterung der Bonität des Kunden feststellt, ist KPS-F berechtigt, den Forderungsankauf zu stornieren und die Auszahlungen nicht durchzuführen.

11.3. Der Kunde ermächtigt KPS-S zur Weitergabe der für die Durchführung des Vertrages erforderlichen Abrechnungsdaten an KPS-F.

12. Dienstleistungen und Preise

12.1. Die Preise werden gemäß den Vereinbarungen im Dienstleistungsvertrag erhoben. Die Preise sind beim Ankauf einer Forderungstranche mit Rechnungstellung sofort fällig und werden von der Auszahlung des jeweiligen Forderungsankaufs in Abzug gebracht.

12.2. Sofern der Kunde bis zur Beendigung des Vertrags keine Forderungen zum Ankauf andienen sollte, ist KPS-F berechtigt, den vereinbarten Preis auf Basis des Durchschnitts des in den vergangenen drei (3) Monaten eingereichten Ankaufsvolumens bis zum Vertragsablauf zu berechnen. Sofern ein über die vergangenen drei Monate zu bildender Durschnitt des eingereichten Ankaufsvolumens nicht ermittelt werden kann, ist der erwartete monatliche Umsatz zum Starttermin gemäß dem Dienstleistungsvertrag zur Berechnung heranzuziehen.

12.3. Über Änderungen der Vergütung informiert KPS-F den Kunden sechs Wochen vor Wirksamwerden der Änderung in Textform mit Hinweis auf sein Kündigungsrecht. Der Kunde hat im Falle der Erhöhung der Vergütung das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

13. Bereitstellung von Unterlagen

13.1. Der Kunde erhält für die Berechnung der Factoringpreise monatlich im Zuge des Ankaufs eine separate Rechnung auf gesetzlich zulässigem elektronischem Weg.

13.2. Eine Bereitstellung von Unterlagen in einem anderen elektronischen Format als PDF ist gegen Entgelt möglich und individuell zu vereinbaren.

13.3. Der Forderungsankauf gilt als anerkannt, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der zur Verfügung gestellten Rechnung dem Forderungsankauf widerspricht.

14. Vertragsdauer, Kündigungen und sonstige Regelungen

14.1. Der Vertrag tritt mit der letzten Unterschrift der Parteien in Kraft und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Der Vertrag kann von allen Parteien mit einer Kündigungsfrist von drei (3) Monaten zum Monatsende gekündigt werden.

14.2. Das Recht aller Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei vorsätzlich oder fahrlässig gegen eine wesentliche Pflicht aus dem Vertrag verstößt und deswegen der kündigenden Partei das Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist. KPS-F ist insbesondere bei wiederholtem oder erheblichem Zahlungsverzug des Kunden zur außerordentlichen Kündigung berechtigt.

14.3. Die Kündigung des Vertrages bedarf der Schriftform. Die Einhaltung der Textform gemäß § 126b BGB (E-Mail oder Telefax) ist nicht ausreichend.

14.4. Unabhängig davon endet der Vertrag auch dann, wenn der Vertrag vom Kunden nur ggü. KPS-S gekündigt wird.

14.5. Ein Aufrechnungsrecht steht dem Kunden nur zu, soweit seine Gegenforderung rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist. Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus dem Vertragsverhältnis zu.

15. Abwicklung bei Vertragsbeendigung

15.1. Ab dem Zeitpunkt der Kündigung ist KPS-F berechtigt, zur Sicherung etwaiger Rückzahlungsansprüche einen Sicherungseinbehalt in Höhe von jeweils bis zu 25% des monatlichen Ankaufsvolumens einzubehalten. Bezugsgröße ist das Volumen der jeweils noch anzukaufenden Forderungstranchen und das ursprüngliche Volumen bei bereits angekauften, aber noch nicht vollständig ausgeglichenen Forderungstranchen.

15.2. Ein gem. Ziffer 14.1 durch KPS-F festgesetzter Sicherungseinbehalt hat bis zur vollständigen Begleichung aller noch offenen Ansprüche von KPS-F Bestand. Sofern die KPS-F mit der Gesellschaft mehrere Dienstleistungsverträge mit unterschiedlichen Institutionskennzeichen geschlossen hat, bleibt der vorgenannte Sicherungseinbehalt bis zur Begleichung der offenen Ansprüchen aus allen Verträgen bestehen.

15.3. Gehen nach der Kündigung noch Zahlungen auf bereits zurückübertragene Forderungen ein, ist KPS-F berechtigt, diese mit bestehenden Forderungen aus der bestehenden Geschäftsbeziehung zu verrechnen.

15.4. Der Kunde ist bei Beendigung der Zusammenarbeit grundsätzlich verpflichtet, die noch offenen Positionen innerhalb einer Woche auszugleichen.

16. Informationen zu den Regelungen nach dem Geldwäschegesetz (GwG)

16.1. Als Finanzdienstleistungsinstitut ist KPS-F verpflichtet, die Vorgaben der zuständigen nationalen Aufsichtsbehörden (Deutsche Bundesbank, Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) sowie die Bestimmungen des Geldwäschegesetzes bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung zu beachten. Dazu zählt unter anderem die Feststellung der Identität des Vertragspartners. Dabei ist der Pflegedienst (Kunde) zwingend verpflichtet, alle notwendigen Dokumente wahrheitsgemäß entsprechend seiner Rechtsform beizubringen. KPS-F ist ebenfalls Verpflichtete nach § 2 Absatz 1 Nr. 11 GwG.

16.2. Identifikation je nach Rechtsform des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet, die für die Identifikation in Anlehnung an seine Rechtsform erforderlichen Unterlagen/Informationen beizubringen.

16.3. Politisch exponierte Personen (PeP)

Der Kunde erklärt mit der Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags, dass er bzw. seine Gesellschafter/Inhaber/Vertretungsberechtigte/wirtschaftlich Berechtigte nicht zur Gruppe der Politisch exponierten Personen (PeP) zählt. Dies bedeutet, dass der Kunde bei Abschluss des Dienstleistungsvertrags kein wichtiges politisches Amt oder Mandat (Bundestag, Bundesregierung, Bundesrat) innehat oder ausübt und auch keine Familienmitglieder (Ehepartner, Kinder, Eltern) des Kunden oder seiner vertretungsberechtigten Person ein solches Amt ausüben.

16.4. Mitteilungspflicht bei Änderungen

Änderungen bezüglich der Gesellschaft/Inhaber oder der Vertretungsberechtigung sind nach dem Gesetz anzeigepflichtig. Ebenso besteht die Verpflichtung des Kunden, über geänderte Verhältnisse bezüglich des wirtschaftlich Berechtigten oder der PeP-Stellung KPS-F umgehend zu informieren. KPS-F ist berechtigt, die Auszahlung von angekauften Forderungen zurückzuhalten, bis der Kunde seiner Verpflichtung nachgekommen ist.

17. Datenschutz

17.1. Die Parteien werden die für sie jeweils geltenden anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten.

17.2. Der Kunden ist damit einverstanden, dass die Factoringdienstleistung teilweise über die Software bärcare abgewickelt wird.

17.3. KPS-F verpflichtet sich zur Einhaltung der relevanten datenschutzrechtlichen Vorschriften des Sozialgesetzbuches, des Strafgesetzbuches, der Datenschutzgrundverordnung und sowie des Bundesdatenschutzgesetzes, soweit personenbezogene Daten betroffen sein sollten. Die Übermittlung personenbezogener Daten soll aber nach Möglichkeit ausgeschlossen werden.

18. Vertraulichkeit und Geheimhaltung

18.1. KPS-F und der Kunde verpflichten sich, über alle ihnen im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Erfüllung des Vertrages zur Kenntnis gelangten vertraulichen Vorgänge, insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der anderen Partei, strengstes Stillschweigen zu bewahren und diese weder weiterzugeben noch auf sonstige Weise zu verwerten.

18.2. KPS-F hat das Recht, den Kunden in die eigene Referenzliste auf seiner Internetseite oder anderen Werbematerialien, wie z. B. Case-Studies, aufzunehmen und zwar unter Nennung des Unternehmensnamens inklusive dem Unternehmenslogo.

19. Höhere Gewalt

19.1. Soweit und solange ein Fall höherer Gewalt vorliegt, sind die Parteien zeitweise von ihren Leistungspflichten befreit.

19.3. Die Parteien können den Dienstleistungsvertrag kündigen, wenn die höhere Gewalt länger als zwei Monate andauert und eine einvernehmliche Vertragsanpassung nicht erzielt werden kann.

20. Schlussbestimmungen

20.1. Der Kunde kann Ansprüche aus dem Dienstleistungsvertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von KPS-F an Dritte abtreten.

20.2. Erfüllungsort für alle sich aus dem Vertrag ergebenden Pflichten und Verbindlichkeiten, einschließlich der Zahlungspflichten des Kunden, ist Bremen.

20.7. Änderungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden dem Kunden spätestens sechs (6) Wochen vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens in elektronischer Form in der Software bärcare angeboten. Die von KPS-F angebotenen Änderungen werden wirksam, wenn der Kunde diese annimmt. Das Schweigen des Kunden gilt als Annahme des Änderungsangebotes. Der Kunde kann den von der Änderung betroffenen Vertrag vor dem vorgeschlagenen Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderungen fristlos und kostenfrei kündigen. KPS-F wird den Kunden im Änderungsangebot auf die Folgen seines Schweigens und auf sein Kündigungsrecht hinweisen.

Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung der KPS Software GmbH

Version: 15.01.2025

Die allgemeinen Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung konkretisieren die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen der Vertragsparteien. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit der Durchführung von Aufträgen im Rahmen des Dienstleistungsvertrags in Zusammenhang stehen, bei denen Mitarbeiter von KPS Software GmbH, nachfolgend KPS-S mit personenbezogenen Daten des Kunden in Berührung kommen können.

Die vertraglichen Verpflichtungen der Parteien bleiben im Übrigen unberührt.

1. Zweck und Anwendungsbereich

1.1. Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Arti-kel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung perso-nenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG („DSGVO“) sichergestellt werden.

1.2. Der Kunde und KPS-S haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 DSGVO zu gewährleisten.

1.3. Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

1.4. Die Anhänge I bis II sind Bestandteil der Klauseln.

1.5. Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Kunde gemäß der DSG-VO unterliegt.

2. Unabänderkeit der Klauseln

2.1. Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

2.2. Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertrags-klauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

3. Auslegung

3.1. Werden in diesen Klauseln die in der DSGVO definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der DSGVO.

3.2. Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der DSGVO auszulegen.

3.3. Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der DSGVO vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

4. Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

5. Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

6. Pflichten der Parteien

6.1. Weisungen
6.1.1. KPS-S verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt KPS-S dem Kunden diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Kunde kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.
6.1.2. KPS-S informiert den Kunden unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Kunden erteilte Weisungen gegen die DSGVO oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

6.2. Zweckbindung
KPS-S verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Kunden erhält.

6.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Daten werden von KPS-S nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

6.4. Sicherheit der Verarbeitung
6.4.1. KPS-S ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.
6.4.2. KPS-S gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. KPS-S gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

6.5. Sensible Daten
Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet KPS-S spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

6.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln
6.6.1. KPS-S stellt dem Kunden Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der DSGVO hervorgehen-den Pflichten erforderlich sind.

6.6.2. Auf Verlangen des Kunden gestattet KPS-S ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten auf Kosten des Kunden durch einen unabhängigen und zertifizierten Prüfer, wenn:
i. KPS-S keinen ausreichenden Nachweis für die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen durch eine Zertifizierung der Einhaltung der ISO 27001 oder anderer Standards erbracht hat;
ii. eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten stattgefunden hat; oder
iii. ein Überprüfung von der Datenschutzbehörde des Kunden förmlich verlangt wird.

6.6.3. Vor Beginn einer Überprüfung gemäß Buchstabe b) vereinbaren die Parteien einen an-gemessenen Zeitpunkt, eine angemessene Dauer, einen angemessenen Ort und eine an-gemessene Art und Weise der Überprüfung sowie einen angemessene Erstattung, die der Kunde an KPS-S zu zahlen hat. Eine solche Überprüfung darf nicht öfter als einmal pro Jahr durchgeführt werden, es sei denn, der Kunde und KPS-S haben schriftlich etwas anderes vereinbart. Der Kunde wird KPS-S mindestens dreißig (30) Tage im Voraus schriftlich über eine gewünschte Überprüfung informieren. Die Überprüfung muss wäh-rend der normalen Geschäftszeiten von KPS-S durchgeführt werden, und die Prüfer führen die Überprüfung unter Einhaltung aller angemessenen und vernünftigen Vertraulichkeitsbeschränkungen durch, die von KPS-S verlangt werden. Der Kunde benachrichtigt KPS-S unverzüglich und stellt KPS-S alle Einzelheiten zu allen festgestellten Verstößen oder Sicherheitsbedenken zur Verfügung, die im Laufe einer Überprüfung entdeckt werden.
6.6.4. Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

6.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern
6.7.1. Der Kunde erteilt KPS-S eine allgemeine Genehmigung, die Verarbeitungsvorgänge an einen Unterauftragsverarbeiter zu vergeben. KPS-S wird den Kunden mindestens 20 Ta-ge vor der Beauftragung des betreffenden Unterauftragsverarbeiters informieren. Der Kunde kann gegen die Beauftragung eines neuen Unterauftragsverarbeiters oder eine Änderung aus wichtigen Gründen innerhalb von zwanzig (20) Tagen Einspruch erheben. Geht innerhalb dieser Frist kein Einspruch ein, so gilt die Zustimmung zur Nutzung oder Änderung als erteilt. Liegt ein wichtiger Grund für den Einspruch vor und kann keine gütliche Einigung zwischen den Parteien erzielt werden, so hat jede Partei das Recht auf Kündigung aus wichtigem Grund in Bezug auf den Dienst von KPS-S, der den abgelehnten Unterauftragsverarbeiter betrifft. Sofern sich die KPS-S-S an Unterauftragsdatenverarbeitern bedient, werden diese in einer separaten Aufstellung aufgeführt.
6.7.2. Beauftragt KPS-S einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Kunden), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für KPS-S gemäß diesen Klauseln gelten. KPS-S stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen KPS-S entsprechend diesen Klauseln und gemäß der DSGVO unterliegt. KPS-S haftet gegenüber dem Kunden in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit KPS-S geschlossenen Vertrag nachkommt.

6.8. Internationale Datenübermittlungen
6.8.1. Jede Übermittlung von Daten durch KPS-S an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Kunden oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem KPS-S unterliegt, und muss mit Kapitel V der DSGVO im Einklang stehen.
6.8.2. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen KPS-S einen Unter-auftragsverarbeiter gemäß Klausel 6.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungs-tätigkeiten (im Auftrag des Kunden) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätig-keiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der DSGVO beinhalten, KPS-S und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der DSGVO sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 DSGVO erlassen wurden, sofern die Voraus-setzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Anhang I – Beschreibung der Verarbeitung

1. Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

Betreute Patienten des Kunden, deren gesetzliche Vertreter und Angehörige; Mitarbeiter des Kunden; Ärzte und Physiotherapeuten.

2. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Adress- und Kontaktdaten von Mitarbeitern des Kunden; Personalverwaltungsdaten; Steuerdaten; Bankverbindungs- Zahlungs- und Sozialversicherungsdaten; Bonitätsdaten; Gesundheitsdaten; E-Mail-Adressen.

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien, die der Art der Daten und den verbundenen Risiken in vollem Umfang Rechnung tragen, z. B. strenge Zweckbindung, Zugangsbeschränkungen (einschließlich des Zugangs nur für Mitarbeiter, die eine spezielle Schulung absolviert haben), Aufzeichnungen über den Zugang zu den Daten, Beschränkungen für Weiterübermittlungen oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen. Daten zur Gesundheit, zur sexuellen Orientierung und religiösen Überzeugungen im Rahmen von Behandlungsbesonderheiten oder -einschränkungen auf Wunsch des Patienten.

3. Art der Verarbeitung

KPS-S betreut die Customer Data Plattform (CDP) der Verantwortlichen und erstellt verschiedene Marketingmaßnahmen auf Basis verschiedener Datenquellen.

4. Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden

Durchführung und Verbesserung von verschiedene Marketingmaßnahmen sowie Ausrichtung an Interessen und Bedürfnissen des Kunden/Interessenten.

5. Dauer der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt solange KPS-S die Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Rahmenvertrag Bärcare Software erbringt.

Anhang II – Technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten

KPS-S implementiert folgende Technische und Organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der Daten und deren Verarbeitung, insbesondere die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer zu gewährleisten:

1. Vertraulichkeit

1.1. Es werden Maßnahmen getroffen, um Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren:

Serverraum generell verschlossen und nur von befugten Personen zugängig
Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal (eigene Mitarbeiter)
Chipkarten-/Transponder-Schließsystem
Sicherheitsschlösser

1.2. Es werden Maßnahmen getroffen, um zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können:

Authentifikation mit Benutzername / Passwort
Einsatz einer Software-Firewall
Passwortvergabe mit adäquaten Komplexitätskriterien
Verwendung von Passwörtern/Pins auf Notebooks, Smartphones und Tablets

1.3. Es werden Maßnahmen getroffen um zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:

Beschränkung der Personen mit Administrationsrechten
Einsatz von Aktenvernichtern bzw. Beauftragung spezialisierter Dienstleister (nach Möglichkeit mit Datenschutz- Gütesiegel)
Löschung von Daten nach Ablauf gesetzlicher Fristen oder nach Wegfall des Verwendungszwecks
Verwaltung/Administration des Benutzerberechtigungskonzeptes durch ausgewählte Mitarbeiter (bspw. Systemadministrator)
Implementierung eines adäquaten Berechtigungskonzepts (durchgängige Abbildung eines funktionsspezifischen Berechtigungsumfangs)

1.4. Es werden Maßnahmen getroffen, um zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können:

Berechtigungskonzept (Funktions- und Datenebene)

1.5. Es werden Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können.

2. Integrität

2.1. Es werden Maßnahmen getroffen, um zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist:

E-Mail-Verschlüsselung
Einrichtung von Standleitungen bzw. VPN- Tunneln

2.2. Es werden Maßnahmen getroffen, um zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind:

Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten
Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuell vergebene und genutzte Benutzernamen

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Es werden Maßnahmen getroffen, um zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind und über eine angemessene Belastbarkeit im Sinne der Widerstandskraft, bspw. gegen Cyber-Angriffe oder erhöhte Systemlast durch vermehrte Nutzeranfragen, verfügen:

Alarmmeldung bei unberechtigten Zutritten zu Serverräumen
Erstellen eines Notfallplans
Feuer- und Rauchmeldeanlagen
Feuerlöschgeräte in Serverräumen bzw. in der Nähe des Serverraums
Keine Lagerung leicht brennbare Materialien innerhalb der Serverräume
Regelmäßige Durchführung von Datensicherungen nach einem adäquaten Mehrgenerationenprinzip
Klimaanlage in Serverräumen
Sensoren zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen
Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen
Serverräume befinden sich in einer adäquaten Gebäudelage
Sichere, räumlich getrennte Lagerung von Sicherungsmedien
Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)
Test und Dokumentation von Datenwiederherstellung (Recovery)

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

4.1. Es werden Maßnahmen getroffen, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen des Datenschutzes systematisch zu planen, zu organisieren, zu steuern und zu kontrollieren. Die Maßnahmen schließen Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung ein:

Regelmäßige Überprüfung und Bewertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Beurteilung etwaiger Risiken für die Rechte und Freiheiten Betroffener
Datenschutz Schulungsmaßnahmen
Prüfung der Verfahren im Hinblick auf die Datenschutzkonformität
Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Dokumentiertes Datenschutz-Management

4.2. Es wird ein fortlaufender Prozess zur Gewährleistung der IT-Sicherheit eigerichtet:

IT-Sicherheits-Management durch die zentrale IT-Administration
Dokumentationen im Bereich IT-Sicherheitsmanagement

4.3. Es werden Maßnahmen getroffen, um zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können:

Auftragnehmer hat Datenschutzbeauftragten bestellt (falls gesetzlich vorgeschrieben)
Regelmäßige Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten
Sicherstellung der Löschung bzw. Übergabe von Daten nach Beendigung des Auftrags
Zusicherung der Unterstützung des Auftragnehmers bspw. in Fällen notwendiger Auskünfte
Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (u. a. hinsichtlich der implementierten technischen und organisatorischen Maßnahmen)
Schriftliche Regelung mit dem Auftragnehmer
Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbart
Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf das Datengeheimnis

Datenschutzhinweis der KPS Software GmbH im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten

Version: 07.10.2025

Im Rahmen der Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen werden auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO personenbezogene Daten von Ihnen als Privatkunde bzw. Personengesellschaft oder auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) von Ihnen als unser Geschäftskunde verarbeitet. Dies sind insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten (bspw. Telefonnummer oder E-Mail-Adresse) von Ihnen und Ihren Mitarbeitern sowie für die Auftragsabwicklung bzw. Erfüllung des Vertrages relevante Daten.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Erbringung und Verwaltung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 DSGVO erfolgt nicht.

Wir setzen auf der Grundlage des Art. 28 DSGVO externe Dienstleister zur Unterstützung der internen Verwaltungs- und IT-Prozesse ein, bspw. für den Betrieb, die Administration und die Wartung der IT-Systeme und der IT-Infrastruktur sowie die Unterstützung von Verwaltungsprozessen. Unsere Dienstleister sind zur Wahrung der Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur strikt zweckgebunden im Rahmen der Erfüllung der zwischen den Dienstleistern und der KPS Software GmbH geschlossenen Verträge nutzen.

Auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) setzen wir externe Dienstleister (bspw. Steuerberater, Rechtsanwälte) zur Unterstützung der internen Verwaltungsprozesse ein, bspw. für die Abbildung der Buchhaltung oder die Bearbeitung
rechtlicher Fragen. Berechtigte Interessen sind die Inanspruchnahme der jeweiligen Fachkunde sowie die effiziente Abbildung von Verwaltungstätigkeiten.

Sofern anlassbezogen ein berechtigtes Interesse unsererseits besteht, bspw. im Falle eines bestehenden kreditorischen Ausfallrisikos, übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) an Creditreform (Verband der Vereine Creditreform e. V.), um Ihre Bonität zu prüfen. Wir erhalten von dort die hierzu benötigten Daten und Informationen.

Eine darüber hinausgehende Nutzung oder Weitergabe Ihrer Daten erfolgt, soweit dies auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, bspw. für die Übermittlung von Rechnungsdaten an die zuständige Finanzbehörde, die Erfüllung von Melde- bzw. Nachweispflichten oder den Abgleich Ihrer Daten mit sogenannten Sanktionslisten bzw. Listen politisch exponierter Personen (bspw. gemäß der Verordnung (EG) 2580/2001 oder § 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG).

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 13 DSGVO ist die KPS Software GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Kristof Peymann, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen,
Telefon +49 421 37703640, E-Mail: [email protected]. Unseren Beauftragten für den Datenschutz, die FIDES IT Consultants GmbH, erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse [email protected].

Sie haben das Recht, Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten sowie die in Art. 15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen zu erhalten. Sollten die betreffenden personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie die Berichtigung oder die Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). Liegt einer der in Art. 17 DSGVO aufgeführten Gründe vor, haben Sie das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung und gemäß Art. 20 DSGVO die Datenübertragbarkeit verlangen. Unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht, Widerspruch gegen eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Bestimmungen der DSGVO verstößt, können Sie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, bspw. bei dem/der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in Bremerhaven, als der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen (Art. 77 DSGVO).

Datenschutzhinweis der KPS Factoring GmbH im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten

Version: 07.10.2025

Die Bereitstellung der von Ihnen als Vertragspartner übermittelten personenbezogenen Daten ist für die Abwicklung bzw. Erfüllung des Vertrages erforderlich. Ein Ausbleiben der Bereitstellung kann dazu führen, dass der Vertrag nicht abgeschlossen bzw. durchgeführt werden kann. Die Dauer der Verarbeitung bzw. Speicherung richtet sich nach der Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nach den bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 13 DSGVO ist die KPS Factoring GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer Jens Romahn und Nils Wessels, Hanseatenhof 8, 28195 Bremen, Telefon +49 421 37703640, E-Mail: info@kps factoring.com. Unseren Beauftragten für den Datenschutz, die FIDES IT Consultants GmbH, erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse [email protected].

Leistungsbeschreibung der Software Bärcare

Version: 01.09.2025

App	Featurebezeichnung	Beschreibung	Erläuterung – kurz	Erläuterung – lang
BärControl (iPad)	Klientenverwaltung	Dashboard	Dashboard	Überblick über die aktuelle Situation und Anzeige von Informationen
		Stammdaten	Stammdaten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung der Stammdaten
	Kontaktverwaltung	Kontaktverwaltung	Kontaktverwaltung	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Kontakten und Kontaktdaten
	Pflegedokumentation	Gesundheitsdaten	Gesundheitsdaten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Gesundheitsdaten
		SIS	SIS	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von SIS
		Maßnahmenplanung	Maßnahmenplanung	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Maßnahmenplanungen
		Pflegeberichte	Pflegeberichte	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Pflegeberichten
		Wunddokumentation	Wunddokumentation	Anzeige und Erstellung von Wunddokumentationen
		Vitalparameter	Vitalparameter	Anzeige und Erstellung von Vitalparametern
		Beratungsnachweis	Beratungsnachweis	Anzeige und Erstellung von Beratungsnachweisen
	Planung	Leistungsplanung	Leistungsplanung	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Leistungsplanungen
		Kostenvoranschlag	Kostenvoranschlag	Anzeige und Erstellung von Kostenvoranschlägen
	Verordnung	Verordnungsmanagement	Verordnungsmanagement	Anzeige und Hinzufügen von Verordnungen
		Medikationsplan	Medikationsplan	Anzeige und Hinzufügen von Medikationsplänen
	Budget	Abrechnungsdaten	Abrechnungsdaten	Anzeige und Verwaltung von Abrechnungsdaten
		Budgetübersicht	Budgetübersicht	Anzeige von Budgetübersichten
	Abwesenheit	Abwesenheit	Abwesenheit	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Abwesenheiten
	Dokumente	Upload	Upload	Upload, Anzeige und Löschen von Dokumenten
	Personalverwaltung	Dashboard	Dashboard	Überblick über die aktuelle Situation und Anzeige von Informationen
		Stammdaten	Stammdaten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung der Stammdaten
		Verfügbarkeiten	Verfügbarkeiten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Verfügbarkeiten
		Zeiterfassung	Zeiterfassung	Übersicht und Anpassung der Zeiterfassung
		Rollen und Rechte	Rollen und Rechte	Vergabe von Rollen und Rechten für Mitarbeiter
BärTeam (iPhone)	Stammdaten	Stammdaten	Stammdaten	Anzeige von Telefonnummern, Kontakten, Adressen und Schlüsselinformationen
	Arbeitszeiterfassung	Arbeitszeiterfassung	Arbeitszeiterfassung	Erfassung der Arbeitszeit
	Tourendurchführung	Tourendurchführung	Tourendurchführung	Anzeige, Durchführung, Hinzufügen und Dokumentation von Touren, Besuchen und Leistungen
		Übernahme von Klienten	Tourendurchführung	Übernahme von Klienten in eine Tour
		Bearbeitung abgeschlossener Touren	Tourendurchführung	Bearbeitung von abgeschlossenen Touren

App	Featurebezeichnung	Beschreibung	Erläuterung – kurz	Erläuterung – lang
BärControl (iPad)	Klientenverwaltung	Dashboard	Dashboard	Überblick über die aktuelle Situation und Anzeige von Informationen
		Stammdaten	Stammdaten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung der Stammdaten
	Kontaktverwaltung	Kontaktverwaltung	Kontaktverwaltung	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Kontakten und Kontaktdaten
	Pflegedokumentation	Gesundheitsdaten	Gesundheitsdaten	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Gesundheitsdaten
		SIS	SIS	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von SIS
		Maßnahmenplanung	Maßnahmenplanung	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Maßnahmenplanungen
		Pflegeberichte	Pflegeberichte	Anzeige, Erstellung und Verwaltung von Pflegeberichten
		Wunddokumentation	Wunddokumentation	Anzeige und Erstellung von Wunddokumentationen
		Vitalparameter	Vitalparameter	Anzeige und Erstellung von Vitalparametern
		Beratungsnachweis	Beratungsnachweis	Anzeige und Erstellung von Beratungsnachweisen
BärTeam (iPhone)	Stammdaten	Stammdaten	Stammdaten	Anzeige von Telefonnummern, Kontakten, Adressen und Schlüsselinformationen
	Arbeitszeiterfassung	Arbeitszeiterfassung	Arbeitszeiterfassung	Erfassung der Arbeitszeit
	Tourendurchführung	Tourendurchführung	Tourendurchführung	Anzeige, Durchführung, Hinzufügen und Dokumentation von Touren, Besuchen und Leistungen

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Vertragsdokument	Datum der Version	Download
AGB KPS Software GmbH	21.11.2025	AGB KPS-S – V.21.11.2025.pdf
AGB KPS Factoring GmbH	21.11.2025	AGB KPS-F – V.21.11.2025.pdf
Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung KPS Software GmbH	15.01.2025	Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung – KPS-S V.15.01.2025.pdf
Datenschutzhinweis im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten KPS Software GmbH	07.10.2025	Datenschutzhinweis KPS-S – Verarbeitung Personendaten Art. 13 DSGVO – V.07.10.2025.pdf
Datenschutzhinweis im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten KPS Factoring GmbH	07.10.2025	Datenschutzhinweis KPS-F – Verarbeitung Personendaten Art. 13 DSGVO – V.07.10.2025.pdf
Leistungsbeschreibung der Software Bärcare	01.09.2025	Leistungsbeschreibung der Software Bärcare – V.01.09.2025.pdf

Vertragsdokument	Datum der Version	Download
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Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung KPS Software GmbH	15.01.2025	Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung – KPS-S V.15.01.2025.pdf
Datenschutzhinweis im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten KPS Software GmbH	07.10.2025	Datenschutzhinweis KPS-S – Verarbeitung Personendaten Art. 13 DSGVO – V.07.10.2025.pdf
Datenschutzhinweis im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten KPS Factoring GmbH	07.10.2025	Datenschutzhinweis KPS-F – Verarbeitung Personendaten Art. 13 DSGVO – V.07.10.2025.pdf
Leistungsbeschreibung der Software Bärcare	01.09.2025	Leistungsbeschreibung der Software Bärcare – V.01.09.2025.pdf

Unser Newsletter

Neue Features, aktuelle Pflegetrends, Entwicklungen im Pflegemarkt – mit unserem Newsletter bist du immer bärenstark informiert.

Allgemeine Geschäftsbedingungen der KPS Software GmbH

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

2. Leistungen von KPS-S

2.1. Herbeiführung der Betriebsbereitschaft der Software

2.2. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen

2.3. Betrieb der Software

2.4. Bereitstellung von Hardware (Tablets und Smartphones)

2.5. Abrechnung

2.6. Factoring

2.7. Schulungen zu der Software

3. Sonstige Leistungen von KPS-S

4. Nutzungsrechte des Kunden an der Software

5. Systemverfügbarkeit

6. Servicezeiten/Service-Hotline/Ticket-System

7. Besondere Regelungen zur Aufrechterhaltung der Gebrauchstauglichkeit der Hardware

8. Pflichten des Kunden

9. Bereitstellung und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft

10. Vergütung/Rechnungsstellung/Zahlung

11. Beseitigung von Mängeln durch KPS-S

12. Sonstige Rechte des Kunden bei Mängeln und Schlechtleistung

13. Haftung von KPS-S

14. Vertragsdauer und Kündigung

15. Unterstützung des Kunden bei Vertragsbeendigung

16. Rückgabe der Hardware

17. Datenschutz

18. Vertraulichkeit und Geheimhaltung

19. Höhere Gewalt

20. Schlussbestimmungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen der KPS Factoring GmbH

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss

2. Pflichten des Kunden

3. Leistungen der KPS-F

4. Ankaufsvorausetzungen und Ablehnungstatbestände

5. Bonität/Bonitätsveränderungen

6. Annahme des Kaufangebots

7. Abtretung der Forderungen

8. Rückübertragung

9. Verlängerung der Frist der Finanzierung

10. Einziehungsbefugnis

11. Weitere Abwicklungsmodalitäten

12. Dienstleistungen und Preise

13. Bereitstellung von Unterlagen

14. Vertragsdauer, Kündigungen und sonstige Regelungen

15. Abwicklung bei Vertragsbeendigung

16. Informationen zu den Regelungen nach dem Geldwäschegesetz (GwG)

17. Datenschutz

18. Vertraulichkeit und Geheimhaltung

19. Höhere Gewalt

20. Schlussbestimmungen

Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbei­tung der KPS Software GmbH

1. Zweck und Anwendungsbereich

2. Unabänderkeit der Klauseln

3. Auslegung

4. Vorrang

5. Beschreibung der Verarbeitung

6. Pflichten der Parteien

Anhang I – Beschreibung der Verarbeitung

1. Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

2. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

3. Art der Verarbeitung

4. Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet werden

5. Dauer der Verarbeitung

Anhang II – Technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten

1. Vertraulichkeit

2. Integrität

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

Datenschutzhinweis der KPS Software GmbH im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten

Datenschutzhinweis der KPS Factoring GmbH im Sinne des Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung von personenbezogenen Kundendaten

Leistungsbeschreibung der Software Bärcare

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Allgemeine Bedingungen zur Auftragsdatenverarbeitung der KPS Software GmbH